Algemene voorwaarden Orkesto

Versie 2026-10-1 · laatst bijgewerkt 3 oktober 2026

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Orkesto, het platform voor muziekverenigingen en ensembles van Novant (eenmanszaak), gevestigd aan Onze Lieve Vrouwestraat 78, 4735 AE Zegge, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42045320, btw-nummer NL005453901B68. In deze voorwaarden heet Novant "wij" en de vereniging die Orkesto afneemt "de klant".

1. Begrippen

Orkesto: het portaal, de Orkesto Verenigingsapp, de webapp en de bijbehorende diensten, zoals hulp bij de start, de boekhoudkoppeling en de klantomgeving Mijn Orkesto.
Klant: de muziekvereniging of het ensemble (zoals een harmonie, fanfare, brassband, slagwerkgroep, showband, koor, orkest of bigband), als vereniging, stichting of andere organisatie, die met ons een overeenkomst sluit. Orkesto is bedoeld voor organisaties. Wij sluiten geen overeenkomsten met consumenten.
Overeenkomst: de afspraak tussen de klant en ons over het gebruik van Orkesto, inclusief deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en, waar van toepassing, een offerte.
Gebruikers: bestuursleden, vrijwilligers, docenten, leden, ouders en anderen die via de klant toegang krijgen tot Orkesto.
Pakket: Compleet, Eigen app of Eigen server, zoals beschreven op orkesto.nl.
Proefhalfjaar: de eerste zes maanden van een overeenkomst voor Compleet.
Installatie: de eigen omgeving van de klant, met een eigen database, op een adres zoals naam.orkesto.nl of een eigen domein.
Klantgegevens: alle gegevens, bestanden en inhoud die de klant en zijn gebruikers in de installatie zetten.
Schriftelijk: ook per e-mail en via Mijn Orkesto.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke aanmelding, offerte en overeenkomst voor Orkesto, en voor al het gebruik van Orkesto door de klant en zijn gebruikers.
De verwerkersovereenkomst is onderdeel van de overeenkomst. Bij strijd over de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor. Bij strijd tussen een offerte en deze voorwaarden gaat de offerte voor.
Inkoop- of andere voorwaarden van de klant gelden niet, ook niet als de klant daarnaar verwijst. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als wij ze schriftelijk hebben bevestigd.
Is een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden. Voor de ongeldige bepaling komt een geldige bepaling in de plaats die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ervan ligt.

3. Aanmelden en totstandkoming

De klant meldt zich aan via orkesto.nl. De persoon die zich aanmeldt, verklaart dat hij de klant mag vertegenwoordigen en dat de opgegeven gegevens juist zijn. Wij mogen daarop vertrouwen.
De overeenkomst komt tot stand zodra wij de aanmelding per e-mail hebben bevestigd en de eerste betaling is ontvangen. Wij mogen een aanmelding zonder opgaaf van reden weigeren; een al ontvangen betaling storten wij dan terug.
Voor Eigen app en Eigen server maken wij een offerte. Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er iets anders in staat. De overeenkomst komt dan tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk heeft aanvaard.
Bij de aanmelding leggen wij vast met welke versie van deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst de klant akkoord is gegaan, en wanneer.

4. Het proefhalfjaar

Elke overeenkomst voor Compleet begint met een proefhalfjaar van zes maanden. De klant betaalt het proefhalfjaar vooraf, tegen het bedrag van zes maanden van het gekozen tarief (artikel 5.2), met introductiekorting als die van toepassing is.
De klant kan tijdens het proefhalfjaar op elk moment opzeggen. De overeenkomst eindigt dan aan het einde van het proefhalfjaar, zonder verdere kosten. Het vooraf betaalde bedrag wordt niet, ook niet gedeeltelijk, terugbetaald.
Zegt de klant niet op, dan loopt de overeenkomst na het proefhalfjaar door met de betaalwijze die de klant bij de aanmelding heeft gekozen: per maand of per jaar.
Uiterlijk twee weken voor het einde van het proefhalfjaar sturen wij een herinnering per e-mail naar de contactpersoon van de klant.
Eigen app en Eigen server hebben geen proefhalfjaar.

5. Prijzen en betalen

Alle prijzen zijn in euro's en inclusief btw. Er gelden de prijzen en tarieven zoals vermeld op orkesto.nl/prijzen op het moment van aanmelden, en bevestigd in de aanmeldbevestiging. Voor Eigen app en Eigen server gelden de prijzen uit de offerte.
Tarief. Compleet is voor elke klant hetzelfde pakket, met twee tarieven: één tot en met 50 actieve spelende leden en één vanaf 51 actieve spelende leden. Actieve spelende leden zijn de leden die meespelen in een onderdeel van de klant. Oud-leden, donateurs, ouders en leerlingen zonder lidmaatschap tellen niet mee. De klant kiest het tarief bij het aanmelden op basis van een eerlijke opgave van het ledental. Wij controleren die opgave niet vooraf, maar mogen hem achteraf toetsen aan het aantal actieve leden in de installatie.
Wisselen van tarief. Het tarief verandert niet vanzelf. Blijkt het ledental structureel boven de grens te liggen, dan treedt Novant in overleg en gaat het andere tarief in per de eerstvolgende betaalperiode, nooit met terugwerkende kracht. Daalt het aantal actieve spelende leden tot 50 of minder, dan mag de klant zelf overstappen naar het lagere tarief, eveneens per de eerstvolgende betaalperiode.
Per maand. De klant betaalt het maandbedrag vooraf, met automatische incasso op de eerste dag van de maand. De dagen tussen het einde van het proefhalfjaar en de eerste volle maand brengen wij niet in rekening.
Per jaar. De klant betaalt het jaarbedrag vooraf, met de jaarkorting zoals vermeld op orkesto.nl/prijzen. Dertig dagen voor de verlenging sturen wij een e-mail; op de vervaldag incasseren wij het jaarbedrag.
Introductiekorting. De eerste 10 verenigingen die Compleet afnemen, krijgen de eerste 2 jaar een introductiekorting op hun tarief, zoals vermeld op orkesto.nl/prijzen op het moment van aanmelden. Daarna geldt het gewone bedrag van dat tarief. De korting geldt niet voor Eigen app en Eigen server, is niet overdraagbaar en vervalt als de overeenkomst eindigt.
Eigen app en Eigen server. Voor Eigen app geldt naast het periodieke bedrag een eenmalig bedrag voor het inrichten en publiceren van de app in de stores. Het eenmalige bedrag is verschuldigd bij de start en wordt niet terugbetaald, ook niet als de stores de app na redelijke inspanning van ons niet toelaten. Voor Eigen server geldt de prijs uit de offerte.
Betaaldienst en machtiging. Betalingen lopen via onze betaaldienst Mollie. De eerste betaling doet de klant met iDEAL, Bancontact of creditcard. Daarmee geeft de klant een machtiging (SEPA-incasso of een doorlopende kaartmachtiging) voor de betalingen daarna. De klant zorgt dat de machtiging geldig blijft en dat er voldoende saldo is. Het intrekken van de machtiging is geen opzegging.
Facturen. Van elke betaling krijgt de klant een factuur per e-mail. Vragen over een factuur stelt de klant binnen 14 dagen na de factuurdatum.
Mislukte incasso. Lukt een incasso niet, of weigert de bank of Mollie hem, dan sturen wij een betaallink en herinneringen na 3, 7 en 14 dagen. Is er 30 dagen na de mislukte incasso nog niet betaald, dan zetten wij de installatie op alleen-lezen: gebruikers kunnen alles bekijken en exporteren, maar niets wijzigen. Is er 60 dagen na de mislukte incasso nog niet betaald, dan schorten wij de toegang tot de installatie op. Zodra de klant alsnog betaalt, zetten wij de installatie binnen één werkdag terug. Wij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van alleen-lezen of opschorting wegens niet betalen.
Verzuim. Betaalt de klant niet op tijd, dan is hij zonder verdere ingebrekestelling in verzuim. Wij mogen dan de wettelijke handelsrente en de redelijke kosten van de inning in rekening brengen. Eindigt de overeenkomst terwijl er nog een bedrag openstaat, dan blijft dat bedrag verschuldigd.
Prijswijziging. Wij mogen onze prijzen aanpassen. Een gewijzigde prijs gaat voor een bestaande klant pas in bij de volgende verlenging (bij betaling per maand: de volgende maand; bij betaling per jaar: het volgende jaar) en nooit eerder dan 60 dagen nadat wij de wijziging per e-mail hebben aangekondigd. De klant mag opzeggen per de datum waarop de nieuwe prijs ingaat. Een prijswijziging die alleen een aanpassing aan een gewijzigd btw-tarief is, mogen wij direct doorvoeren.

6. Duur, verlengen en opzeggen

Per maand. Na het proefhalfjaar kan de klant elke maand opzeggen. De overeenkomst eindigt aan het einde van de betaalde maand.
Per jaar. De overeenkomst wordt steeds met een jaar verlengd. De klant kan opzeggen tot de vervaldag van de verlenging. Het betaalde jaar loopt dan af. Zegt de klant op na de vervaldag, dan eindigt de overeenkomst aan het einde van het nieuwe jaar. Een betaald jaar wordt niet, ook niet gedeeltelijk, terugbetaald.
Opzeggen kan in Mijn Orkesto of per e-mail aan info@orkesto.nl. Wij bevestigen de opzegging per e-mail. Een opzegging kan de klant in Mijn Orkesto intrekken tot de laatste dag van de overeenkomst.
De klant kan wisselen tussen betaling per maand en per jaar. De wijziging gaat in bij de volgende betaalperiode.
Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van drie maanden. Al vooruitbetaalde bedragen voor de periode na het einde betalen wij dan terug.
Wij kunnen de overeenkomst per direct beëindigen, zonder dat wij daarvoor schadeplichtig zijn, als de klant Orkesto in strijd met de wet of deze voorwaarden gebruikt en dat na een waarschuwing niet binnen 14 dagen herstelt, als de klant 60 dagen na een mislukte incasso nog niet heeft betaald, als de klant failliet is of surseance van betaling heeft, of als de klant wordt ontbonden.
Het beëindigen van de overeenkomst heeft geen terugwerkende kracht. Wat al is betaald of geleverd, blijft verschuldigd en geleverd.

7. Wat wij leveren

Wij spannen ons in om Orkesto te laten werken zoals beschreven op orkesto.nl, houden de software bij en voeren updates en beveiligingsupdates door. Wij doen dat naar beste vermogen. Wij garanderen niet dat Orkesto altijd en zonder fouten beschikbaar is, en wij garanderen geen bepaald resultaat voor de klant.
Storingen die wij zien of die de klant meldt, pakken wij zo snel als redelijkerwijs mogelijk op. Een storing die het gebruik voor alle gebruikers onmogelijk maakt, krijgt voorrang.
Onderhoud dat merkbaar is, doen wij zoveel mogelijk buiten de avonduren en de weekenden, en kondigen wij vooraf aan. Dringend beveiligingsonderhoud mogen wij zonder aankondiging doen.
Wij maken elke nacht een versleutelde back-up van de installatie op een andere locatie. Wij bewaren dagelijkse back-ups 14 dagen en wekelijkse back-ups 8 weken. Een back-up is bedoeld om te herstellen na een storing bij ons. Herstel van gegevens die de klant zelf heeft gewist of overschreven, doen wij op verzoek en als dat redelijkerwijs kan; daarvoor mogen wij kosten in rekening brengen.
Wij mogen Orkesto verbeteren en veranderen, bijvoorbeeld om nieuwe functies toe te voegen, de beveiliging te verhogen of aan de wet te voldoen. Verdwijnt een functie die voor de klant wezenlijk is, dan kondigen wij dat minstens 30 dagen vooraf aan. Is de wijziging wezenlijk in het nadeel van de klant, dan mag de klant opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
Ondersteuning. De klant kan ons bereiken per e-mail op info@orkesto.nl en, als dat is ingevuld, op het telefoonnummer op orkesto.nl. Wij reageren in de regel binnen 48 uur. Ondersteuning is bedoeld voor de beheerders van de klant, niet voor de afzonderlijke leden; vragen van leden stelt de klant zelf of bundelt hij.
De Orkesto Verenigingsapp bieden wij aan via de App Store van Apple en Google Play. Voor de beschikbaarheid in de stores, de werking op een bepaald toestel en het beleid van Apple en Google zijn wij afhankelijk van die partijen.

8. Hulp bij de start

Bij de start helpen wij de klant op weg: wij richten samen de onderdelen, rollen en contributie in en geven uitleg aan het bestuur. Dat doen wij op afstand, per e-mail, telefoon of beeldbellen. Een bezoek op locatie kan tegen de kosten uit de offerte.
Wij zetten geen gegevens over uit andere systemen. De klant voert de gegevens zelf in, bijvoorbeeld met de import uit Excel. Wij geven daarbij tips en kijken mee. De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens.

9. Boekhoudkoppeling

Orkesto heeft een koppeling met e-Boekhouden. De klant sluit daarvoor zelf een overeenkomst met e-Boekhouden en geeft Orkesto toegang met een sleutel die de klant zelf aanmaakt en kan intrekken.
Gebruikt de klant een ander boekhoudpakket met een openbare koppeling (API), dan spannen wij ons in om op verzoek van de klant binnen drie maanden een koppeling te bouwen, zonder extra kosten. Dit is een inspanningsverplichting: wij beloven onze inzet, niet een bepaald resultaat of een bepaalde datum.
Deze toezegging geldt niet als de leverancier van het pakket geen of alleen betaalde toegang geeft, als de koppeling technisch niet redelijkerwijs te bouwen is of als de koppeling onredelijke kosten of risico's met zich meebrengt. Wij overleggen dan met de klant over een oplossing.
Wat er na de koppeling in het boekhoudpakket gebeurt, valt onder de verantwoordelijkheid van de klant en de leverancier van dat pakket.

10. Wat wij van de klant verwachten

De klant geeft juiste gegevens op en houdt de contactgegevens en het factuuradres in Mijn Orkesto actueel. Berichten aan het opgegeven e-mailadres van de contactpersoon gelden als ontvangen door de klant.
De klant bepaalt wie toegang krijgt en met welke rol, en zorgt dat gebruikers hun inloggegevens geheimhouden en tweestapsverificatie gebruiken waar wij dat aanbieden. Alles wat met de inloggegevens van een gebruiker wordt gedaan, geldt als gedaan door de klant, tenzij de klant ons tijdig heeft gemeld dat de inloggegevens zijn gestolen of gelekt.
De klant gebruikt Orkesto alleen voor de eigen vereniging en niet voor derden, niet in strijd met de wet, niet voor het versturen van ongevraagde berichten en niet op een manier die Orkesto, onze servers of andere klanten hindert. De klant probeert niet de beveiliging te omzeilen, de broncode te achterhalen of Orkesto na te maken.
De klant is verantwoordelijk voor alle inhoud die hij en zijn gebruikers in Orkesto zetten, zoals bladmuziek, opnames, foto's, documenten en berichten. De klant zorgt dat hij die inhoud mag gebruiken en delen, ook op grond van het auteursrecht en de rechten van uitvoerende musici. Wij controleren de inhoud niet.
De klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder leden, ouders, rechthebbenden en toezichthouders, die voortkomen uit de inhoud van de klant of uit het gebruik van Orkesto door de klant of zijn gebruikers in strijd met de wet of deze voorwaarden, inclusief de redelijke kosten van verweer.
Krijgen wij een gemotiveerde klacht dat inhoud van de klant onrechtmatig is, dan mogen wij die inhoud ontoegankelijk maken na overleg met de klant, of zonder overleg als dat niet kan wachten. Wij laten dat de klant dan direct weten.

11. Gegevens en privacy

De klantgegevens blijven van de klant. Wij krijgen alleen het recht om ze te verwerken voor zover dat nodig is om Orkesto te leveren, te onderhouden en te beveiligen, en om de overeenkomst na te komen.
De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn leden en andere betrokkenen; wij verwerken die in opdracht van de klant. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.
Wij gebruiken de klantgegevens niet voor andere doelen en geven ze niet aan derden, behalve aan de subverwerkers uit de verwerkersovereenkomst en als de wet ons daartoe verplicht.
Wij mogen niet tot een persoon herleidbare gegevens over het gebruik van Orkesto, zoals aantallen en prestaties, gebruiken om Orkesto te verbeteren.
De klant kan op elk moment een volledige export van de klantgegevens maken: de ledenlijst, de financiën en alle bestanden. Ook tijdens de periode van alleen-lezen.

12. Na het einde

Na het einde van de overeenkomst blijft de installatie nog 30 dagen beschikbaar in alleen-lezen. In die tijd kan de klant alles exporteren in gangbare bestandsformaten. Wij raden de klant aan die export tijdig te maken; na deze periode kunnen wij de gegevens niet meer leveren.
Daarna verwijderen wij de installatie en de klantgegevens. Back-ups verlopen vanzelf binnen hun bewaartermijn van ten hoogste 8 weken. Op verzoek bevestigen wij de verwijdering schriftelijk.
Wettelijke bewaarplichten, zoals voor onze eigen facturen en administratie, blijven gelden. Die gegevens bewaren wij alleen daarvoor.
Bij Eigen app halen wij de app uit de stores. De naam en het logo van de klant gebruiken wij daarna niet meer.

13. Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectueel eigendom op Orkesto, de app, de documentatie en alles wat wij in het kader van de overeenkomst maken of verbeteren, blijven bij ons of onze licentiegevers. Dat geldt ook voor verbeteringen die voortkomen uit suggesties of wensen van de klant.
De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om Orkesto te gebruiken voor de eigen vereniging, volgens deze voorwaarden. Daarbuiten mag de klant niets uit Orkesto kopiëren, verspreiden of aan derden ter beschikking stellen.
Bij Eigen app blijft de app van ons; wij publiceren hem onder de naam en het logo van de klant. De klant geeft ons daarvoor het recht zijn naam, logo en huisstijl te gebruiken en verklaart dat hij daartoe bevoegd is.
De klant mag ons noemen als leverancier. Wij mogen de naam en het logo van de klant noemen als referentie op orkesto.nl, tenzij de klant daar bezwaar tegen maakt. Praktijkverhalen en citaten plaatsen wij alleen met toestemming.

14. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid voor schade uit of in verband met de overeenkomst, uit welke grond ook, is beperkt tot vergoeding van directe schade en tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voor de gebeurtenis die tot de schade leidde aan ons heeft betaald. Meerdere gebeurtenissen met dezelfde oorzaak gelden als één gebeurtenis.
Onder directe schade verstaan wij alleen: de redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen, de redelijke kosten om onze prestatie alsnog aan de overeenkomst te laten voldoen voor zover die kosten aan ons zijn toe te rekenen, en de redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde inkomsten of subsidies, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, schade door verlies of beschadiging van gegevens die de klant zelf had kunnen exporteren of bewaren, boetes van toezichthouders die het gevolg zijn van keuzes van de klant, en schade door handelen van gebruikers of derden.
Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige gegevens van de klant, van het gebruik van Orkesto in strijd met deze voorwaarden of onze instructies, van storingen bij diensten van derden zoals de boekhoudkoppeling, de betaaldienst, de app-stores of pushdiensten, of van alleen-lezen of opschorting wegens niet betalen.
Deze beperkingen gelden niet voor schade door opzet of bewuste roekeloosheid van ons zelf, en niet voor zover de wet een beperking niet toestaat.
Een recht op schadevergoeding ontstaat alleen als de klant de tekortkoming zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk aan ons meldt en ons een redelijke termijn geeft om die te herstellen. Elke vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden na de gebeurtenis die tot de schade leidde.

15. Overmacht

Kunnen wij door overmacht onze verplichtingen niet of niet op tijd nakomen, dan zijn wij daarvoor niet aansprakelijk en worden die verplichtingen opgeschort zolang de overmacht duurt.
Onder overmacht verstaan wij alles wat buiten onze redelijke invloed ligt, waaronder storingen of uitval bij onze datacenters, internetproviders en andere leveranciers, stroomuitval, cyberaanvallen die wij met redelijke maatregelen niet konden voorkomen, overheidsmaatregelen, pandemieën, brand, en ziekte of ongeval van de persoon die Orkesto beheert, voor zover vervanging niet redelijkerwijs mogelijk is.
Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder dat zij elkaar daarvoor schadevergoeding verschuldigd zijn. Wat al is betaald voor de periode na het einde, betalen wij terug.

16. Wijzigen van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst wijzigen. Wij kondigen wijzigingen minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de contactpersoon aan, met de nieuwe tekst of een link ernaartoe.
Is een wijziging wezenlijk in het nadeel van de klant, dan mag de klant tot de datum waarop de wijziging ingaat opzeggen per die datum. Zegt de klant niet op, dan gelden de gewijzigde voorwaarden vanaf die datum.
Wijzigingen die nodig zijn door een wetswijziging of een uitspraak van een rechter of toezichthouder, en wijzigingen die alleen verduidelijken of in het voordeel van de klant zijn, mogen wij zonder opzegrecht van de klant doorvoeren.

17. Overig

De klant mag zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet aan een ander overdragen zonder onze schriftelijke instemming. Wij mogen de overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger die Orkesto voortzet; wij laten dat de klant tijdig weten.
Bepalingen die naar hun aard na het einde van de overeenkomst blijven gelden, zoals over intellectueel eigendom, aansprakelijkheid, geheimhouding en de afwikkeling van gegevens, blijven van kracht.
Wij mogen de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk door anderen laten doen. Wij blijven verantwoordelijk voor de nakoming.

18. Recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Ontstaat er een geschil, dan laten partijen dat elkaar eerst schriftelijk weten en zoeken zij binnen 30 dagen in overleg naar een oplossing.
Komen partijen er niet uit, dan is de rechtbank Zeeland-West-Brabant bevoegd. Wij mogen een geschil ook voorleggen aan de rechter die bevoegd is in de vestigingsplaats van de klant.

Versie 2026-10-1, 3 oktober 2026