Voorstel aan het bestuur van [naam vereniging]
Datum: [datum] · Ingediend door: [naam, functie]
Aanleiding
Onze administratie staat op veel plekken: de ledenlijst in Excel, appgroepen per onderdeel, bladmuziek in een gedeelde map en de contributie in een spreadsheet. Dat kost vrijwilligers veel tijd, en kennis zit bij een paar mensen.
Voorstel
We gaan over op Orkesto, het platform voor muziekverenigingen van Novant. Leden, agenda, bladmuziek, contributie en communicatie staan dan op één plek, met een app voor leden en ouders.
Kosten (inclusief btw)
| Proefhalfjaar, zes maanden vooraf | € 199, tot 50 leden € 149 (met introductiekorting € 99 of € 75) |
|---|---|
| Daarna per maand, elke maand opzegbaar | € 39, tot 50 leden € 29 (de eerste twee jaar met introductie € 19,50 of € 14,50) |
| Of per jaar vooruit, bijna twee maanden gratis | € 399, tot 50 leden € 299 (de eerste twee jaar met introductie € 199 of € 149) |
| Prijs per lid | Geen. Tot en met 50 actieve spelende leden geldt het lagere tarief, voor hetzelfde pakket. Wij hebben [aantal] actieve leden. |
De introductiekorting geldt voor de eerste 10 verenigingen. Daar tegenover vervallen: [kosten van huidige pakketten, apps of opslag].
Wat het oplevert
- Minder handwerk voor secretaris en penningmeester
- Leden melden zich aan en af in de app; de dirigent weet wie er komt
- Bladmuziek per partij in de app, met een oefenspeler
- Contributie en facturen per lid, gekoppeld aan de boekhouding
- De AVG op orde: verwerkersovereenkomst, register en toestemmingen
Afspraken en risico's
- We beginnen met een proefhalfjaar. Bevalt het niet, dan stopt het na zes maanden zonder verdere kosten.
- Daarna is Orkesto per maand opzegbaar; bij jaarbetaling tot de verlenging.
- Onze gegevens blijven van ons en kunnen we altijd exporteren.
- Elke vereniging heeft een eigen installatie op servers in de EU, met versleutelde back-ups.
- Wij zetten onze gegevens er zelf in; Novant helpt bij het inrichten en geeft uitleg.
Planning
[Kennismaking op datum], [inrichten in de weken daarna], [uitlegavond voor bestuur en leden op datum].
Besluit
Het bestuur besluit om [wel / niet] over te gaan op Orkesto, te beginnen met het proefhalfjaar per [datum].