Privacyverklaring
Versie 2026-10-1 · laatst bijgewerkt 3 oktober 2026
Orkesto is een dienst van Novant (eenmanszaak), gevestigd aan Onze Lieve Vrouwestraat 78, 4735 AE Zegge, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42045320, btw-nummer NL005453901B68. In deze verklaring lees je hoe wij omgaan met persoonsgegevens op de website orkesto.nl, in de demo op demo.orkesto.nl, in de klantomgeving Mijn Orkesto en bij het leveren van Orkesto aan muziekverenigingen en ensembles. Wij schrijven deze verklaring in gewone taal; de artikelen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) waar zij op steunt, noemen wij waar dat helpt.
Wie verantwoordelijk is
- Op orkesto.nl, in de demo, in Mijn Orkesto en voor onze klanten zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat dan om gegevens die je invult in een formulier, om de gegevens van contactpersonen van verenigingen die klant zijn of willen worden, en om wat wij nodig hebben om de website en de demo veilig te laten draaien.
- In het portaal en de app van een vereniging is de vereniging de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens als verwerker in opdracht van de vereniging, volgens onze verwerkersovereenkomst. Ben je lid, ouder of docent en heb je een vraag over je gegevens in het portaal of de app, stel die dan aan je vereniging. Krijgen wij zo'n vraag, dan sturen wij die naar de vereniging door.
Contact over privacy: privacy@orkesto.nl. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een eenmanszaak van onze omvang niet verplicht.
Welke gegevens wij verwerken en waarom
| Wat | Waarom | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Gegevens uit het contact-, kennismakings- of offerteformulier: naam, functie, vereniging, plaats, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht en het plan uit de overstapcheck als je dat meestuurt | Om contact met je op te nemen, je vraag te beantwoorden en een offerte of kennismaking voor te bereiden | Jouw verzoek, als stap vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG) | 12 maanden na het laatste contact als er geen overeenkomst uit volgt; anders zoals bij klanten |
| Gegevens uit de aanmelding: ook het factuuradres, het KvK-nummer, het gekozen pakket, het tarief en het opgegeven ledental, de betaalwijze, het gewenste adres van het portaal en het akkoord met de voorwaarden (versie en tijdstip) | Om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren, de installatie in te richten, te factureren en hulp bij de start te geven | Overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) | Niet betaalde aanmeldingen 3 maanden; klanten tot 24 maanden na het einde van de overeenkomst; facturen en betalingen 7 jaar (wettelijke bewaarplicht, art. 6 lid 1 onder c) |
| Klantaccount in Mijn Orkesto: naam en e-mailadres van de contactpersoon, inlogsessies en het moment van de laatste aanmelding; inloggen gaat met een link per e-mail, zonder wachtwoord | Om de contactpersoon het abonnement, de gegevens en de betaalwijze te laten beheren | Overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) | Tot 24 maanden na het einde van de overeenkomst; accounts zonder vereniging direct |
| Betaalgegevens: het kenmerk en de status van een betaling, de machtiging en het klantnummer bij Mollie, en het bedrag | Om betalingen en incasso's te verwerken, herinneringen te sturen en facturen te maken | Overeenkomst en wettelijke plicht (art. 6 lid 1 onder b en c) | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht). Rekeningnummers en kaartgegevens bewaart Mollie, niet wij |
| E-mails die wij je sturen vanuit Beheer, zoals bevestigingen, herinneringen en de mails tijdens de eerste maand: ontvanger, onderwerp en moment, zonder inloglinks | Om te kunnen nagaan wat wij hebben verstuurd en om problemen met de bezorging op te lossen | Gerechtvaardigd belang: een betrouwbare dienst (art. 6 lid 1 onder f) | Tot 18 maanden |
| IP-adres bij het versturen van een formulier of aanmelding, als gezouten hash | Om misbruik en spam tegen te gaan (een limiet per adres) | Gerechtvaardigd belang: beveiliging (art. 6 lid 1 onder f) | De limiet alleen in het werkgeheugen van de server; de hash bij een aanmelding zolang de aanmelding bewaard blijft |
| Logregels van de webserver van orkesto.nl, met IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browser | Om storingen en aanvallen te kunnen onderzoeken | Gerechtvaardigd belang: beveiliging (art. 6 lid 1 onder f) | 14 dagen |
| Bezoekstatistieken zonder persoonsgegevens | Om te zien welke pagina's helpen en waar het beter kan | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f) | Geanonimiseerd, zie hieronder |
| Technische meldingen van de installaties van klanten: versie, gezondheid en het aantal actieve leden | Om de installaties bij te houden en bij problemen in te grijpen | Overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) | 90 dagen; bevat geen persoonsgegevens |
Je bent niet verplicht gegevens aan ons te geven. Zonder je contactgegevens kunnen wij je vraag niet beantwoorden en zonder de gegevens uit de aanmelding kunnen wij geen overeenkomst sluiten. Wij verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor reclame van anderen en nemen geen besluiten over je op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.
Formulieren zonder externe controle
Om spam tegen te gaan, lost je browser bij een formulier op de achtergrond een kleine rekenpuzzel op. Daarvoor gebruiken wij geen externe dienst zoals reCAPTCHA; je gegevens gaan dus niet naar een derde partij. Formulieren komen rechtstreeks bij Orkesto Beheer binnen, onze eigen omgeving op onze eigen servers.
Geen cookies, wel eerlijke statistieken
orkesto.nl plaatst geen cookies en gebruikt geen trackers. Daarom is er ook geen cookiebanner. Voor de statistieken gebruiken wij Umami op onze eigen server. Umami gebruikt geen cookies, slaat geen IP-adressen op en maakt geen profielen. Wij zien alleen totalen, zoals het aantal bezoeken per pagina en welke knoppen worden gebruikt.
De lettertypes staan op onze eigen server, dus je browser maakt geen verbinding met Google. Gebruik je de overstapcheck, dan bewaart je browser het plan tijdelijk (tot je het tabblad sluit), zodat het mee kan naar het kennismakingsformulier. Dat plan komt pas bij ons als je dat formulier verstuurt.
De demo
De demovereniging De Eendracht op demo.orkesto.nl bevat alleen fictieve gegevens: alle leden, ouders en bestuursleden zijn verzonnen. Je logt niet in met eigen gegevens maar met een gedeeld demo-account; de demo gebruikt daarvoor een strikt noodzakelijk cookie dat geen gegevens over jou bevat. Wat je zelf in de demo intypt, wordt elke vier uur gewist. IP-adressen en browsergegevens van bezoekers bewaart de demo niet. Vanuit de demo vertrekt geen e-mail of pushbericht. Zet daarom geen echte persoonsgegevens in de demo.
Mijn Orkesto en het portaal van je vereniging
Als contactpersoon van een vereniging krijg je toegang tot Mijn Orkesto met een inloglink per e-mail. Wijzig je daar je e-mailadres, dan krijgt het oude adres daarvan een bevestiging. Het portaal en de app van je vereniging draaien op een eigen installatie van die vereniging; wat daar gebeurt, valt onder de privacyverklaring van je vereniging en onze verwerkersovereenkomst. Eén uitzondering: het account van de eerste beheerder maken wij bij de start aan in opdracht van de vereniging, en de vereniging is vanaf dat moment verantwoordelijk.
Wie de gegevens ook ontvangen
Wij werken met een paar partijen die gegevens voor ons verwerken. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Servers van orkesto.nl, de demo, Beheer en de installaties van klanten, en de opslag van versleutelde back-ups (Storage Box) | Duitsland (EU) |
| Resend, Inc. | Versturen van e-mails, zoals bevestigingen, inloglinks, herinneringen en uitnodigingen | Regio EU (Ierland); standaardcontractbepalingen voor ondersteuning vanuit de Verenigde Staten |
| Mollie B.V. | Betalingen van het abonnement: de eerste betaling en de incasso's daarna | Nederland (EU) |
| Apple Inc. en Google LLC | Pushmeldingen naar de Orkesto Verenigingsapp (alleen voor gebruikers van het portaal van een vereniging) | Verenigde Staten, zie hieronder |
Daarnaast kunnen wij gegevens delen met onze boekhouder en met de Belastingdienst, voor zover dat nodig is voor onze eigen administratie, en met een bevoegde autoriteit als de wet ons daartoe verplicht. Gebruik je de Orkesto Verenigingsapp, dan ontvangen Apple en Google als zelfstandige partijen de gegevens die horen bij het downloaden van een app uit hun store; daarop zijn hun eigen privacyverklaringen van toepassing.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij bewaren en verwerken gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Alleen voor pushmeldingen naar telefoons gaan gegevens naar Apple en Google in de Verenigde Staten: een apparaatkenmerk en de titel en tekst van de melding. Dat is noodzakelijk om meldingen te kunnen bezorgen; er is daarvoor geen alternatief binnen de EER. De doorgifte is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in onze overeenkomsten met Apple en Google, aangevuld met hun deelname aan het EU-VS-gegevensbeschermingskader. Pushmeldingen kun je in de app en op je telefoon uitzetten.
Beveiliging
Wij beveiligen gegevens met onder meer versleutelde verbindingen (HTTPS), een eigen installatie met een eigen database per vereniging, rollen en rechten, tweestapsverificatie voor beheerders, versleutelde opslag van gevoelige gegevens zoals rekeningnummers, limieten tegen misbruik, bewaking van de servers en elke nacht een versleutelde back-up op een andere locatie. Meer daarover lees je op de pagina Veiligheid en AVG en in de verwerkersovereenkomst.
Jouw rechten
Je mag je gegevens inzien en een kopie krijgen, ze laten verbeteren of aanvullen, en ze laten verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, vragen om een verwerking te beperken, of je gegevens laten overdragen aan een ander. Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat verandert niets aan wat daarvoor al rechtmatig is verwerkt.
Stuur je verzoek naar privacy@orkesto.nl. Wij reageren binnen 48 uur en handelen je verzoek binnen een maand af; bij ingewikkelde verzoeken laten wij binnen die maand weten of wij meer tijd nodig hebben. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen om je identiteit aannemelijk te maken, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Gegevens die wij op grond van de wet moeten bewaren, zoals facturen, kunnen wij niet eerder verwijderen.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij een wezenlijke wijziging laten wij dat onze klanten per e-mail weten.
Contact
Vragen over privacy: privacy@orkesto.nl. Algemene vragen: info@orkesto.nl. Wij reageren binnen 48 uur.
Versie 2026-10-1, 3 oktober 2026